Kassensysteme – Das richtige System für jeden Anwendungsbereich

Egal ob in der Gastronomie, Einzelhandel oder im Dienstleistungssektor: Ein funktionierendes Kassensystem erleichtert die Arbeit enorm.

Moderne Kassensysteme stellen flexible und essenzielle Begleiter im Arbeitsalltag vieler Branchen dar. Gerade der breitgefächerte Funktionsumfang und die intuitive Bedingung der Kassen erleichtern den Geschäftsablauf eines Betriebes. Doch für welche Anwendung eignet sich das Kassensystem und wofür wird es benötigt?

Das richtige Kassensystem

Als moderne Registrierkassen werden alle manuellen und digitalen Kassensysteme bezeichnet. Dieser vereinen die Hard- und Software miteinander. Dies Bedeutet, dass die leicht verständliche Software mit der intuitiven bedienbaren Hardware perfekt aufeinander abgestimmt ist.
Damit sind die heutigen Kassen nicht zur leicht zu bedienen, sondern erfüllen allerhand gesetzliche Vorgaben und Regelungen. Mit dem optimalen Kassensystem sparen Sie sich viel Zeit und vor allem Kosten. Es stärkt die Kundenbindung, vereint die Funktionalität und die Optik für ihren Betrieb. Moderne Registrierkassen sind entweder offline oder online Kassensysteme.

Online Kassensysteme

Online Kassensysteme werden mit einer Cloud-Lösung ausgestattet. Sie stehen in ständiger Verbindung mit dem Internet.

Die Vorteile dieses Kassensystems sind:

• Automatische Updates: Immer die aktuellste Version auf dem System
• Keine umständliche Installation
• Keine spezifische Hardware nötig
• Schneller Support des Herstellers und gezieltere Hilfe
• Zahlung meist im Abonnement-Verfahren

Der Nachteil dieses modernen Kassensystems ist jedoch, dass nicht jeder Anbieter externe Hardware wie zum Beispiel Bon-Drucker von anderen Herstellern zulässt. Zu beachten ist zudem das Betriebssystem für die Software. Ein gutes Beispiel ist hier jedoch die Afono Kassensoftware.

Offline Kassensysteme

Diese Kassen verfügen über keine ständige Internet-Verbindung. Deswegen eignen sie sich gut für Gegenden mit schlechter Internet-Verbindung.

Die Vorteile von Offline-Versionen sind:

• Viren- und Hacking-Sicher
• Datenhoheit
• Flexibilität bei Hardware-Auswahl
• Einmalige Kosten
• Zubehör-Flexibilität

Die Nachteile dieser Systeme liegen in der Installation und Einrichtung der Kassen. Diese müssen selbst erfolgen oder von einem Fachmann übernommen werden. Auch die Updates müssen selbst auf dem System installiert und zusätzlich extra bezahlt werden.

Kaufkriterien Kassensystem

Bevor ein teures Kassensystem angeschafft wird, sollten Sie sich einige wichtige Fragen stellen, um das passende System für ihren Bereich zu finden.

• Wie viele Artikel und Warengruppen sollen verkauft werden?
• Wie viele Transaktionen und Kunden werden pro Tag erwartet?
• Wie viele Mitarbeiter bedienen das System?
• Werden Schnittstellen zu anderen Programmen benötigt?
• Wie sehen die Anforderungen an die Bedienbarkeit aus?
• Sollen mit dem Kassensystem Daten ausgewertet werden?
• Sollen die Kassen mit anderen Geräten verknüpft werden? (Beispielsweise Kreditkartenterminal oder Drucker)

Finanzamt-Konformes Kassensystem

Wer sich für den Kauf eines Kassensystems für seinen Betrieb interessiert, sollte darauf achten, dass dieses Finanzamt-Konform ist. Dies bedeutet, es muss den Vorschriften für die Steuererstellung entsprechen. Grundsätzlich müssen sowohl alle Ein- als auch Ausgaben nachvollziehbar für Dritte sein.

Das Kassensystem sollte in der Lage sein, folgende Informationen abspeichern:

• Entnahmen
• Stornierungen
• Rückgaben
• Tägliche Ausgabe von Z-Bons
• Liste aller Einzelpositionen
• Alle Zahlungsmöglichkeiten
• Auswertung von Tagesabschlüssen
• Aufzeichnung jeder Programmänderung
• Bedienungs- und Programmieranleitung der Soft- und Hardware
• Protokolle zur Kasseneinrichtung

Die Vollständigkeit der Daten ist essenziell für eine ordnungsgemäße Buchführung. Mithilfe von Nummerierungen beugen Sie nicht nur formellen Fehlern vor, sondern bewahren sich selbst vor hohen Steuernachzahlungen.

Das Kassensystem muss alle steuerlichen Daten aufzeichnen und für zehn Jahre archivieren.