In Word kann man einen Serienbrief erstellen. Dieser ist gut geeignet, wenn man z.B. einen Brief an viele Kunden versenden möchte und der Inhalt immer der gleiche sein soll. Lediglich die Anrede und der Adressblock sollen geändert werden. Damit man diese beiden Dinge nicht einzeln ändern muss und zum Schluss unendlich viele Word Dateien besitzt, sollte man einen Serienbrief erstellen. Hier kann man den Brief an viele Empfänger mit nur zwei Dateien erstellen.
1. Öffnet als erstes Word und erstellt eine Tabelle bzw. Übersicht mit den Empfängern über Tabelle > Einfügen > Tabelle
2. Speichert die Tabelle z.B. unter den Dateinamen Adressen ab
3. Öffnet über Datei > Neu ein neues Dokument
4. Blendet nun die Seriendruck-Symbolleiste über Extras > Briefe und Sendungen > Seriendruck-Symbolleiste ein
5. Klickt in der Serienbrief-Symbolleiste auf Datenquelle öffnen und öffnet eure vorhin erstellte Tabelle mit den Anschriften
6. Neben Datenquelle öffnen findet ihr die Option Seriendruckempfänger. Hierüber könnt ihr auswählen, für welche Empfänger ein Brief erstellt werden soll
7. Über Seriendruckfelder einfügen (ebenfalls in der Seriendruck-Symbolleiste) könnt ihr euren Adressblock zusammenbauen. Dieser könnte nun z.B. so aussehen:
8. Über Seriendruck-Vorschau könnt ihr euch den Adressblock mit den Daten anzeigen lassen. Über die Pfeile weiter rechts könnt ihr zwischen den Empfängern hin- und herschalten
9. Als nächstes legen wir die Anrede an. Hier muss zwischen Herr und Frau bei der Anrede unterschieden werden. Klickt dazu auf Bedingungsfeld einfügen > (Wenn…Dann…Sonst…)
10. Wir geben dort die folgende Bedingung ein: WENN Geschlecht Gleich w Dann diesen Text einfügen: Sehr geehrte Frau Sonst diesen Text einfügen: Sehr geehrter Herr
11. Fügt nun über Seriendruckfelder einfügen hinter Sehr geehrte/r noch das Feld Name ein
12. Wenn ihr nun die Datensätze anschaut, werdet ihr merken, dass sich die Anrede dem jeweiligen Geschlecht anpasst
13. Nun könnt ihr euren eigentlichen Brief schreiben und wenn ihr den Serienbrief ausdrucken wollt, klickt auf Seriendruck an Drucker und wählt die Datensätze aus, die gedruckt werden sollen
