In jedem Unternehmen spielt die Personalarbeit eine zentrale Rolle für die gesamte Organisation. Der damit verbundene administrative Aufwand ist immens und umfasst zahlreiche Aufgabenbereiche, darunter die Mitarbeiterverwaltung, die Lohnabwicklung oder die Personalentwicklung.
Intuitiv bedienbare Softwarelösungen machen hier den entscheidenden Unterschied, denn sie ermöglichen eine Automatisierung von Prozessen und bündeln effizient sämtliche Abläufe.
Effizientere Arbeitsabläufe ermöglichen
Um eine zum Unternehmen genau passende Software für die Personalarbeit zu finden, gilt es die damit verbundenen Anforderungen im Detail zu analysieren. Das betrifft sowohl die Prozesse, die besonders zeitaufwendig sind als auch die Bereiche, deren Aufgaben durch eine entsprechende Software unterstützt werden können.
Mit der richtigen Software lassen sich zahlreiche Aufgaben vollständig automatisieren. Dadurch werden Arbeitsabläufe in ihrer Gesamtheit erheblich vereinfacht und nachhaltig optimiert. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Die nachfolgenden Beispiele bilden dabei nur einen kleinen Anteil der Möglichkeiten ab.
Bewerbermanagement
Im Bereich des Bewerbermanagements schaltet die Software unter anderem nach Bedarf Stellenanzeigen und verwaltet Termine für Bewerbungsgespräche.
Zeitmanagement
Auch die Mitarbeiteranwesenheit und die detaillierten Arbeitszeiten lassen sich über eine Software erfassen. Das betrifft sowohl die Dienstplanung als auch die Zusammenstellung von Krankheits- und Urlaubszeiten. Die Möglichkeit, vor allem Dienstpläne im Voraus zu planen, erlaubt einen grundlegenden Einblick in die genauen Arbeitsbelastungen. Daran orientiert können Mitarbeiter gezielter eingestellt werden.
Weiterbildungsorganisation
Schulungen sowie Weiter- und Fortbildungen können geplant, erstellt und administriert werden. Auch die damit verbundenen Fortschritte bei den einzelnen Mitarbeitern sind durch die Software effizienter zu verwalten.
Leistungsbeurteilungen
Die Beurteilung der Leistungen aller Mitarbeiter können in Form von konkreten Kriterien der Bewertung festgehalten werden. Auch eine Analyse und Auswertung gezielter Leistungsdaten lässt sich in der Software abbilden.
Gewährleistung von Rechtssicherheit
Eine perfekte Software erleichtert nicht nur die unternehmerischen Arbeitsabläufe, sondern ist dabei zu jeder Zeit rechtskonform. Die regelmäßigen Aktualisierungen beispielsweise bei der Datenschutz-Grundverordnung, aber auch bei den Arbeitsrechtsgesetzen müssen durchgehend rechtssicher in der Software abgebildet werden. Die Implementierung relevanter Sicherheitsmaßnahmen ist deshalb fester Bestandteil der Software. Das betrifft auch die Zugriffskontrolle und die notwendigen Verschlüsselungsvorkehrungen.
Die Rechtssicherheit betrifft zahlreiche Bereiche, angefangen von Pauschalen im Bereich der Gehaltsabrechnung bis hin zu den konkreten Bemessungsgrenzen. Eine passgenaue Software muss sicherstellen, dass sämtliche Anpassungen zeitnah automatisiert eingepflegt werden. Sicherheit bieten hierbei die entsprechenden Zertifizierungen und ein damit verbundener Compliance-Check, der bereits fester Bestandteil der Software ist.
Weitere Möglichkeiten einer Software für Personalarbeit
Eine umfassende Software für Personalarbeit (die beispielsweise auch über Haufe erhältlich wäre) offeriert zahlreiche weitere Optionen, die den administrativen Aufwand erleichtern. Dazu zählen beispielsweise:
- Personalcontrolling
- Digitalisierung der Personalakten
- Reisemanagement
- Gehaltsabrechnungen
Auch ein Zugriff der Mitarbeiter selbst, etwa für die Eingaben von Krankmeldungen oder Anwesenheitszeiten, die Beantragungen von Urlauben und Fortbildungen und zahlreiche weitere Optionen gehören zu einer hochwertigen Software.
Eine gute Software zeichnet sich nicht zuletzt auch dadurch aus, dass Sie individuell nach Bedarf eines Unternehmens zusammengestellt werden kann. Nicht jeder Betrieb benötigt die gleiche Ausstattung. Durch die Zusammenstellung von Basispaketen und zusätzlichen Optionen und Services lässt sich jeweils ein äußerst passgenaues Softwaresystem gestalten.
Die Funktionen und Möglichkeiten, die eine Software für Personalarbeit bereitstellt, sind für jedes Unternehmen unverzichtbar. Sie unterstützen die HR-Abteilungen und optimieren sämtliche administrativen Abläufe. Dies dient nicht allein einer effizienteren Ausnutzung von Ressourcen der Personalabteilung, sondern reduziert auf lange Sicht die Gesamtkosten.
